Процедура выставления счетов

 

Приложение АРМ «Работа с клиентами» позволяет выставить счет для выбранного клиента. Массовое выставление счетов выполняется в приложении АРМ «Управление биллингом». Ниже описана общая процедура выставления ежемесячнх (периодических) и разовых счетов.

 

Периодические счета документов

Периодические счета, в отличие от разовых счетов, выставляются для группы клиентов раз в отчетный период (месяц).

 

Перед началом выставления счетов необходимо убедиться, что:

•все записи первичной информации (CDR) были тарифицированы, т.е. отсутствуют неизвестные (приложение АРМ «Управление биллингом»);

•были предоставлены все данные от источников данных, т.е. не было потери CDR (приложение АРМ «Статистика» – раздел статистика);

•не было переносов ресурсов (т.е. трафик мог быть привязан в этом случае к другому клиенту);

•в течение месяца не запускалась повторная тарификация, которая завершалась аварийно (в этом случае откатываются записи CDR и не тарифицируются). Нужно запустить повторную тарификацию без выбора заданий на повторную тарификацию;

•если работает автоматическое начисление услуг, то убедиться, что не было остановки начисления.

 

Также перед выставлением счетов необходимо убедиться, что правильно проставлены условия оплаты для документа, заданы курсы валют (если используются), а также статьи документов связаны с новыми типами услуг (справочник Статьи документов).

 

1.Выставление счетов

Выставление счетов выполняется в приложении АРМ «Управление биллингом» с помощью задания Выставление счетов. В форме запроса необходимо выбрать список клиентов, для которых будут созданы счета, выбрать базовый тип документа Счет, если необходимо выставить сразу и вторичные документы, то выбрать счет-фактура, акт. Выбрать отчетный период и запустить задание на выполнение Поставить задание в очередь. Процесс выставления можно наблюдать по уменьшающему количеству счетов в поле Задания для строчки Выставление счетов. По окончанию выставления счетов необходимо переключиться на вкладку События и проанализировать сообщения от процесса выставления счетов. Далее увидеть все выставленные документы (счета, счета-фактуры, акты  и т.д.) и продолжить работу можно в приложении АРМ «Платежные документы».

 

2.Нумерация

В приложении АРМ «Управление биллингом» при выставлении счетов в окне выбора услуг есть поле нумерация документов.  При выставлении документов вручную в приложении АРМ «Работа с клиентами»  номера запоминаются, с условием если в  приложении АРМ «Администратор системы» в Справочники \ Глобальные параметры ставится флаг в Параметры подсистемы формирования документов \ Нумеровать документы на стороне БД.

 

3.Печать счетов

Перед печатью необходимо получить список документов, отсортировать в нужном порядке, выделить документы и нажать на кнопку Предварительный просмотр перед печатью или Печать.

 

4.Корректировка счетов

Для корректировки документа необходимо выбрать счет-фактуру и нажать на панели инструментов кнопку Создать корректировочный счет. В этом случае будет создан корректировочный счет, в котором можно изменить названия статей документа, суммы. При сохранении автоматически будут созданы корректирующие операции по услугам, которые попали в корректирующую статью документа.

 

5.Отправка счетов по почте

Для отправки документов по почте необходимо предварительно в приложении АРМ «Работа с клиентами» указать в реквизитах клиента параметр Email-рассылки распечаток. Рассылка документов по почте выполняется в приложении АРМ «Платежные документы», для этого необходимо выделить список документов и нажать на кнопку Рассылка документов. Рассылка выполняется сразу же, и по окончанию рассылки можно продолжить работу в приложении АРМ «Платежные документы».

 

6.Формирование распечаток, отправка распечаток по почте

Формирование распечаток выполняется в приложении АРМ «Управление биллингом» во вкладке Распечатки. Возможно два варианта формирования распечаток: с помощью системы FastReport (вкладка FastReport), и серверного формирования распечаток (вкладка Текстовые). Серверные распечатки имеют строгий  формат и практически не подлежат исправлению, в то время как распечатки, получаемые с помощью системы FastReport, могут быть изменены пользователем.

 

Отправка распечаток по почте возможна только для серверных распечаток. Для этого необходимо выбрать тип распечатки, указать период формирования распечатки, выбрать клиентов и нажать на кнопку Действие \ Послать по Е-Mail… После чего будет сформировано задание на отправку, которое будет выполнено в задании Рассылка распечаток по почте.

 

Отправка распечаток сформированных с помощью системы FastReport возможна одновременно со счетом. Для этого в шаблон документа (счета) второй страницей добавляется шаблон распечаток, после чего из приложения АРМ «Платежные документы» клиенту отправляется счет вместе с распечаткой.

 

7.Удаление счетов, повторное выставление

Удаление счетов выполняется в приложении АРМ «Платежные документы». Для этого достаточно выделить документы подлежащие удалению и нажать на кнопку Удалить. Выставить повторно можно снова в приложении АРМ «Управление биллингом» (см. раздел Процедура выставления счетов). Выборочно можно одновременно для выбранных документов сделать удаление и выставление, для этого необходимо выбрать в меню Документы \ Перевыставить документы (функция работает только для неоплаченных счетов).

 

8.Повторная тарификация данных, которые попали в выставленные счета

Если обнаруживаются ошибки тарификации или необходимо произвести повторную тарификацию данных, которые попали в счета, то возможно два варианта:

1.Если счета будут перевыставляться, то необходимо удалить счета, сделать повторную тарификацию данных и снова выставить счета за расчетный период.

2.Если счета уже отправлены клиенту, то можно запустить повторную тарификацию без удаления счета, по окончанию повторной тарификации все счета, у которых изменилась сумма будут помечены «восклицательным знаком». Далее в приложении необходимо запустить функцию из меню Инструменты \ Запустить коррекцию счетов …, в результате чего счета будут откорректированы на прежнюю сумму, но суммы корректировок могут быть учтены при следующих выставлениях.

 

 

Разовые счета документов

Разовые документы в отличие от периодических могут выставляться по мере необходимости. Для формирования разовых документов можно воспользоваться отдельным типом документа Счет на оплату. Процедура выставления разового счета ничем не отличается от выставления периодического.